El FONDO DE EMPLEADOS FEECAB, identificado como FEECAB en los registros oficiales de fondos de empleados en Colombia, con domicilio en Bogotá D.C., en adelante FEECAB, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Esta política aplica a todos los datos personales recolectados a través del sitio web www.feecab.com y de los diferentes canales físicos y virtuales utilizados por FEECAB para el relacionamiento con sus asociados, empleados, proveedores y terceros.
1. Definiciones y marco normativo
Para efectos de esta política se aplican las siguientes definiciones, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012:
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
Marco normativo aplicable:
Constitución Política de Colombia, artículo 15.
Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Demás normas que modifiquen, complementen o sustituyan el régimen de protección de datos personales.
2. Principios para el tratamiento de datos
El tratamiento de datos personales por parte de FEECAB se realizará con sujeción a los siguientes principios:
Principio de legalidad: El tratamiento es una actividad regulada y se sujetará a lo establecido en la ley.
Principio de finalidad: El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo se realizará con consentimiento, previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones legales.
Principio de veracidad o calidad: La información será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: Se garantizará al titular el derecho a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos y de la ley.
Principio de seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento guardarán reserva sobre la información personal.
3. Finalidades del tratamiento
FEECAB recolecta, almacena, usa y realiza demás operaciones de tratamiento sobre datos personales para las siguientes finalidades, entre otras compatibles con su naturaleza de fondo de empleados:
Gestionar la vinculación, permanencia y retiro de los asociados al fondo de empleados.
Administrar productos y servicios de ahorro, crédito, subsidios, convenios y demás beneficios ofrecidos a los asociados.
Realizar validación de identidad, contacto, gestión de solicitudes, trámites y operaciones relacionadas con los servicios.
Cumplir obligaciones legales y contractuales frente a los asociados, empleados, proveedores, entidades de supervisión y control.
Enviar información sobre estados de cuenta, extractos, comunicaciones relacionadas con los productos, convocatorias, eventos y beneficios.
Gestionar la atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQR).
Realizar análisis estadísticos, de riesgo y de comportamiento para mejorar servicios y procesos internos, respetando los parámetros de anonimización cuando aplique.
Cuando se trate de datos sensibles o de menores de edad, su tratamiento se limitará a los casos permitidos por la ley y con las autorizaciones correspondientes.
4. Datos y formas de recolección
Los datos personales que FEECAB puede recolectar incluyen, entre otros:
Datos de identificación: nombre, tipo y número de documento, firma.
Datos de contacto: dirección, correo electrónico, teléfono fijo y celular.
Datos laborales y económicos necesarios para la evaluación y otorgamiento de servicios.
Datos transaccionales asociados al uso de productos y servicios del fondo.
La recolección se podrá realizar mediante:
Formularios físicos en oficinas y eventos.
Formularios web y aplicaciones en línea, incluidos los disponibles en www.feecab.com.[12]
Canales telefónicos, electrónicos, mensajes y otros medios habilitados.
5. Derechos de los titulares
Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos, de conformidad con la Ley 1581 de 2012:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FEECAB.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar solicitudes de consulta y reclamo conforme a los procedimientos definidos.
Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una vez al mes calendario, o cada vez que existan modificaciones sustanciales a la política.
6. Autorización del titular
FEECAB solicitará autorización previa, expresa e informada al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante mecanismos que permitan conservar prueba de esta, tales como:
Formularios físicos firmados.
Formularios electrónicos en el sitio web o aplicaciones.
Aceptación verbal registrada por medios idóneos, cuando aplique.
La autorización informará al titular de manera clara:
La identificación de FEECAB como responsable del tratamiento.
Las finalidades específicas del tratamiento.
Los derechos que le asisten como titular.
El carácter facultativo de la respuesta a preguntas sobre datos sensibles o de menores.
7. Canales y procedimientos de consultas y reclamos
Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales de contacto de FEECAB, incluyendo el formulario de contacto disponible en el sitio web:
Página web: www.feecab.com (sección “Contáctenos”).
Dirección física y demás datos de contacto oficiales de FEECAB publicados en el sitio web y demás medios informativos.
Procedimiento de consultas:
El titular o sus causahabientes podrán realizar consultas sobre la información personal objeto de tratamiento.
FEECAB responderá dentro de un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la recepción de la consulta, prorrogable en los términos de ley.
Procedimiento de reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria):
El reclamo deberá presentarse con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes para que subsane las fallas.
El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo.
8. Medidas de seguridad
FEECAB implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra:
Acceso, uso o consulta no autorizados.
Pérdida, adulteración o destrucción.
Estas medidas se revisarán y actualizarán periódicamente, atendiendo a estándares de seguridad de la información y a los riesgos propios de la operación del fondo de empleados.
9. Transferencia y transmisión de datos
FEECAB podrá transmitir o transferir datos personales a terceros encargados o aliados ubicados en Colombia o en el exterior, cuando sea necesario para el desarrollo de sus funciones, el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales, o la prestación de servicios a los asociados, siempre que:
Se cuente con las autorizaciones correspondientes, cuando la ley así lo exija.
Se suscriban acuerdos de transmisión que aseguren el cumplimiento de los deberes de confidencialidad y protección de datos personales.
En ningún caso se venderán datos personales a terceros para fines ajenos a las finalidades autorizadas por los titulares.
10. Vigencia de las bases de datos y de la política
Los datos personales serán tratados durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta lo dispuesto por la normatividad aplicable y las obligaciones contractuales y contables de FEECAB.
La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación en el sitio web www.feecab.com y podrá ser modificada unilateralmente por FEECAB, caso en el cual se informará a los titulares a través de los canales habituales de comunicación y del sitio web